Januar
22
2008
20:22
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Seit Google Calendar, Google Reader, Google Mail und den anderen webzwonulligen Services im Web verbreitet sich ein Gedanke immer mehr: Online-PIM (Personal-Information-Manager bzw. Organizer) sind praktisch! Egal ob zu Hause, im Büro oder unterwegs beim Kunden. Solange man online ist, kommt man an seine Kontakte, eMails, Termine. Und was ist mit Todo-Listen bzw. Aufgaben? Ein Feature das unter Google Calendar Benutzern schon seit Längerem in der Request-Liste auf den obersten Plätzen rangiert.

Vor kurzem war es ein großes Thema für mich, Thunderbird zu einem Quasi-Ersatz für Outlook zu mutieren. Da Outlook zwar in der 2007er Version richtig gut geworden war, jedoch immer noch unsagbar teuer und in manchen Punkten dennoch nicht vollkommen ausgereift ist, schien der Griff zum Mozilla Thunderbird sinnvoll. Sehr gute Funktionalität, schlanker Fuß und die Erweiterungsmöglichkeiten über Addons reizen einfach viel zu sehr. Mit ein wenig Suchen und Probieren fand sich dann auch eine Lösung, um Thunderbird um globale Adressbücher und Termine zu erweitern. Für die Adressbücher kommt ein Addon zum Einsatz, das die Adressbücher global im IMAP-Postfach ablegt. Die eMails sind zwecks IMAP sowieso global erreichbar und für globale Terminverwaltung wurde mit 2 Addons die Lücke zwischen Thunderbird, Lightning (Kalendertool) und Google Calendar geschlossen.

Wunderbar, damit hat man stets synchrone eMails, Kontakte und Termine.

Eines hat mir aber immer wieder gefehlt und gerade in der momentanen Phase benötige ich immer mehr eine gute Todo-Liste, aus Outlook auch als Aufgaben bekannt. Und wenn schon alles global und dadurch immer synchron ist, dann bitte auch dieses Feature. Ich hatte mich kurz (2 Tage) mit Google Notebook und dem Google Notebook Addon für Firefox angefreundet, aber es ist leider prinzipbedingt nicht für Todo-Listen geeignet. Als kleines Notizbuch für Dinge, die man eben mal beim Surfen aufgeschnappt hat und zum Ablegen von WebSnippets ist es sicher gut, für Aufgabenverwaltung aber einfach nicht gemacht. Priorisierung und Zeitmanagement ist einfach nicht drin und das macht Google Notebook für das Management von Todo-Listen unbrauchbar. Ich will nicht lange um den heißen Brei herum reden: ich habe schon oft davon gelesen, es getestet und bin bereits nach wenigen Stunden absolut begeistert von RememberTheMilk.com.

RememberTheMilk

Mit RememberTheMilk lassen sich nicht nur mehrere Todo-Listen verwalten, Einträge taggen und Prioritäten von 0–3 vergeben, sondern warten noch viele weitere Features…

  • Angabe von Fälligkeitsterminen
  • Angabe von Zeitschätzungen
  • Verwaltung von Freigaben für andere Benutzer
  • dadurch auch Verteilen von Aufgaben auf andere Benutzer möglich
  • SmartLists (quasi "gespeicherte Suchen")
  • dadurch sind praktische Listen wie "überfällige Aufgaben", "Aufgaben für diese Woche", "Aufgaben für nächste Woche", "Aufgaben ohne Fälligkeitsdatum" usw usf möglich
  • zahlreiche Erinnerungsfunktionen (eMail, InstantMessenger, SMS)
  • Synchronisierung mit Windows Mobile Geräten
  • iCalendar für jede erdenkliche Liste (Einsatz in Thunderbird!)
  • RSS-Feeds für jede erdenkliche Liste (auch SmartListen!!!)
  • AJAXiges Web-Frontend mit zahlreichen Hotkeys (sehr schnelle Tastaturnavigation möglich)
  • Importieren/Eintragen von Aufgaben via eMail
  • Offline-Verwaltung mittels Google Gears

Die Featureliste ist also wirklich enorm lang und ich habe nicht einmal alles aufgezählt. Als wirklich sehr praktisch erweisen sich die SmartLists. Es handelt sich hierbei um gespeicherte Suche und diese können wirklich sehr sehr genau definiert werden. So ist es bspw. möglich, alle nicht erledigten Aufgaben einer gewissen Liste, mit bestimmten Tags die in einem gewissen Zeitraum fällig sind, herauszusuchen.

In der Praxis haben sich bei mir folgende 6 SmartLists etabliert:

  • (!) überfällige Aufgaben
  • (*) alle Aufgaben auf einen Blick
  • (5d) alle Aufgaben, die binnen der nächsten 5 Tage fällig sind
  • (=W) alle Aufgaben, die diese Woche fällig sind
  • (>W) alle Aufgaben, die nächste Woche fällig sind
  • (?) alle Aufgaben, die kein Fälligkeitsdatum haben

Eine Sache, die mich an der Vielfältigkeit der Features beeindruckt, ist die Tatsache, dass man einfach nie ein Gegenargument findet, eine Aufgabe nicht mal eben schnell einzutragen. Die Items lassen sich durch die Tastaturnavigation sehr schnell im Web-Frontend eintragen. Zusätzlich gibt es noch andere praktische Eingabemöglichkeiten. So hat jeder Nutzer 2 private eMail-Adressen. Schickt man eine eMail an die erste dieser beiden Adressen, wird der Betreff der Mail als Aufgabentitel und der Mail-Text als Notiz für die Aufgabe vergeben. Diese Aufgaben landen dann automatisch in einer Standard-Liste namens "Eingang" und können von dort aus im Web-Frontend in die entsprechende Liste verteilt werden.

Die 2. eMail-Adresse erlaubt sog. Importieren von Aufgaben. Der Betreff gibt hierbei jedoch die entsprechende Liste an, in die die Aufgaben einsortiert werden sollen. Der Nachrichtentext enthält Zeile für Zeile die entsprechenden Aufgaben. Es lassen sich also schnell einmal 10 Aufgaben eines Projekts mit einer einzigen eMail "importieren". Da kommen mir gleich Ideen wie eMail-Vorlagen für gewisse Workflows von wiederkehrenden Projekten… Es gibt übrigens auch diverse Tags für das eMail-Importieren, um Metaangaben (Fälligkeitsdatum, Priorität, usw usf) für die Aufgaben bereits in der Mail zu vergeben.

Es gibt einfach kaum Wege, um nicht an die Todo-Listen zu kommen. Die Termine lassen sich über die iCalendar-URL in Thunderbird/Lightning einbinden, so dass man hier stets Überblick über die Listen behält (wenn auch mit nur lesendem Zugriff). Sehr cool, damit rückt Thunderbird ein Stück weiter in Richtung "besseres Outlook". Aber das ist natürlich nicht alles. Wer partout alles vergisst, kann sich einfach über alle möglichen Wege erinnern lassen. eMail‑ oder SMS-Erinnerungen und RSS-Feeds erweitern die Zahl der Reminder und verringern das Risiko wirklich wichtige Aufgaben zu vergessen.

Und noch ein wirklich guter Weg um die Todo-Liste schnell zu bearbeiten:

Im Firefox ein Bookmark zu dieser URL angelegt, das Häkchen für "Dieses Lesezeichen in der Sidebar laden" ankreuzen und schon hat man ein abgespecktes RememberTheMilk Web-Frontend in der Sidebar. Es werden darin aber nicht nur alle Aufgaben nach Fälligkeitsdatum aufgelistet, es kann alles wie im großen Frontend verwaltet werden.

RememberTheMilk ist wirklich mächtig und dementsprechend praktisch und vor allem zeit‑ und nervensparend. Ich hoffe es wirkt sich im Praxiseinsatz vorteilhaft aus, theoretisch aber dürfte jetzt nichts mehr schief gehen.

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Januar
23
2008
09:44

Outlook 2007 ist für Privatnutzer wirklich zu teuer. Außerdem kann es sich erst richtig entfalten, wenn man einen Exchange 2007 Server benutzt, denn dann funktionieren die meisten Funktionen auch über den Outlook Web Access.

Januar
25
2008
05:13

Vielleicht bin ich altmodisch, aber ich benutze auch weiterhin Bleistift und Notizblock. Man sollte so einfache Dinge nicht unnötig komplizieren. Keep It Simple Stupid!

Januar
25
2008
10:54

@Haris:
Egal ob alt‑ oder neumodisch: jeder muss die für sich praktikabelste Lösung finden. Für mich ist es einfach praktikabler mit dem Laptop zu arbeiten, weil ich es immer dabei habe und ein Notizblock+Stift nicht immer sofort griffbereit ist. Das trifft natürlich nicht auf jeden zu, weshalb ich Deine „Retro-Methode“ vollkommen verstehe. Bei mir hat das leider nie geklappt und mit RTM habe ich jetzt einfach nie eine Ausrede, gerade etwas nicht auf die Liste zu setzen, da ich so viele Möglichkeiten habe, dort etwas einzutragen und anzuschauen. Ich habe quasi ganz viele Stifte und einen globalen Notizblock überall herumliegen…

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